El “sistema” tradicional: Excel, WhatsApp y mucho apaño
La mayoría de empresas de eventos han crecido sobre una base muy parecida:
un Excel con la información del evento, grupos de WhatsApp con el cliente y el equipo,
documentos adjuntos en correos y alguna carpeta compartida con PDFs.
Al principio funciona. Con pocos eventos, todo el mundo se acuerda de dónde está cada cosa.
Pero en cuanto aumentan los proyectos, el equipo o la complejidad de los eventos,
ese sistema improvisado se convierte en una fuente constante de:
- Errores de última hora.
- Versiones distintas de la misma información.
- Repetir trabajo que ya se había hecho.
- Dependencia total de una o dos personas que “lo saben todo”.
Y lo peor: muchas veces nadie mide el tiempo que se pierde gestionando ese desorden.
Simplemente se da por hecho que “esto es así en eventos”.
Los problemas ocultos de organizar eventos con archivos sueltos
Gestionar un evento no es solo “tener la información”. Es tenerla
actualizada, accesible y entendible para todas las personas que participan
en el proyecto: equipo interno, proveedores e incluso el propio cliente.
Aquí es donde Excel, WhatsApp y PDFs empiezan a jugar en tu contra.
1. Nadie sabe cuál es la última versión
Documento de invitados en un email, versión modificada en el escritorio de alguien,
otra en una carpeta compartida… y al final, el día del evento, hay tres versiones distintas.
¿Cuál es la buena? Esa duda, repetida muchas veces, es una fábrica de errores.
2. El contexto está repartido entre conversaciones
Detalles importantes del evento acaban enterrados en hilos de WhatsApp o correos:
cambios de horario, ajustes de menú, invitados que se añaden a última hora, peticiones especiales…
Si no entra en el Excel, se olvida. Si no se copia a otro sitio, se pierde.
3. El equipo depende de “la persona que tiene el archivo bueno”
En muchas empresas hay una persona que “lo lleva todo”: tiene los Excel, las plantillas,
los contratos… Si esa persona no está disponible, el resto va a ciegas.
Eso no es escalable y acaba quemando a la gente clave del equipo.
4. El cliente recibe una experiencia poco profesional
Cuando el cliente recibe documentos inconsistentes, correos con adjuntos desactualizados
o información contradictoria entre lo que se habló por WhatsApp y lo que pone en el contrato,
pierde confianza. Aunque el evento salga bien, la sensación durante el proceso no es la mejor.
5. Revisar o repetir un evento es casi imposible sin empezar de cero
Si quieres revisar cómo se hizo un evento el año pasado para repetirlo, muchas veces es más
rápido montar uno nuevo que localizar toda la información dispersa. Eso significa perder
oportunidades de optimizar y estandarizar.
Qué significa de verdad centralizar la gestión de un evento
“Centralizar” no es simplemente guardar todos los archivos en una carpeta.
Centralizar es que:
- Los datos del evento estén en una única ficha.
- Las propuestas, contratos, pagos e invitados estén conectados entre sí.
- El equipo vea siempre la misma información, actualizada en un solo lugar.
- El cliente reciba una comunicación clara y coherente en cada fase.
En la práctica, eso significa que no tienes que abrir cinco programas diferentes
para saber cómo está un evento: lo ves en una sola pantalla.
Cómo una plataforma de gestión de eventos cambia el día a día
Cuando pasas de archivos sueltos a una plataforma pensada para eventos, bodas, catering y espacios,
el impacto se nota en pocos días. No por “magia de software”, sino porque cada cosa está donde
tiene que estar y no tienes que repetir trabajo.
1. Una ficha única por evento
Cada evento tiene su ficha con:
- Datos básicos: fecha, tipo, ubicación, contacto principal.
- Documentos: contratos, planos, riders, permisos.
- Tareas y timeline del día del evento.
- Pagos y gastos asociados.
- Invitados, menús, alergias y mesas.
- Espacio y sala asignados, si aplica.
El equipo entra en el evento y lo tiene todo ahí. Sin buscar.
2. Flujo comercial conectado: de propuesta a contrato sin rehacerlo todo
Una buena plataforma te permite pasar de la propuesta al contrato sin copiar y pegar
textos en Word. El cliente acepta la propuesta y el contrato se genera solo con sus datos.
Se firma online y queda guardado en el evento.
3. Invitados y seating plan actualizados
Si la herramienta integra la invitación virtual, las confirmaciones (RSVP) y los cambios,
la lista de invitados siempre está actualizada. No hay “Excel del cliente” y “Excel interno” distintos.
Y organizar las mesas es cuestión de arrastrar y soltar, no de reescribir nombres.
4. Espacios, salas y disponibilidad bajo control
En lugar de mirar varias agendas o preguntar “¿está libre esa sala?”, ves en un calendario qué días
están ocupados, qué sala se usa en cada evento y qué condiciones tiene el espacio. Eso reduce errores
como reservas dobles o prometer algo que el venue no permite.
Cómo encaja Cuisy en todo esto
Cuisy nace precisamente para sustituir ese “puzzle” de Excel, WhatsApp y PDFs que se ha quedado corto.
Está pensado para centralizar la gestión de eventos profesionales, tanto si eres catering,
espacio, wedding planner, productora o restaurante.
En Cuisy puedes:
- Crear y gestionar eventos con toda la información centralizada.
- Preparar propuestas claras y generar contratos listos para firmar.
- Controlar invitados, menús, alergias y mesas sin hojas sueltas.
- Gestionar espacios, salas y disponibilidad de forma visual.
- Registrar trazabilidad, menús y pruebas de menú si eres catering.
- Tener una invitación virtual conectada al propio evento.
No se trata de “usar un software nuevo”, sino de dejar de perder tiempo y energía
en cosas que una herramienta puede hacer mejor que un archivo suelto.
¿Cuándo es el momento de dejar Excel y WhatsApp para los eventos?
No hace falta que esperes a estar desbordado. El momento de cambiar suele llegar cuando:
- Ya has tenido errores por falta de coordinación.
- Dependes demasiado de una persona para encontrar la información.
- Notas que el volumen de eventos empieza a crecer.
- Sientes que podrías vender más, pero la gestión te frena.
Si te reconoces en alguno de esos puntos, tiene sentido probar una forma distinta
de trabajar donde la información esté ordenada y el equipo pueda apoyarse en un sistema
en lugar de “apañar” cada evento.
Próximo paso: ver cómo sería tu trabajo con Cuisy
Si quieres ver cómo sería organizar tus próximos eventos sin depender de Excel,
WhatsApp y PDFs dispersos, lo más sencillo es ver Cuisy en acción con un caso real tuyo.
En una sesión corta puedes comprobar si tiene sentido para tu forma de trabajar
y ver qué funciones te aportan más valor según seas catering, venue, planner o productora.
Activar Cuisy y empezar a centralizar la gestión de tus eventos
puede ser el cambio que te permita crecer sin añadir más caos al día a día.